نزيف من الخسائر الخفية داخل المراكز الطبية يمكن تحويلها الى أرباح !

نزيف من الخسائر الخفية داخل المراكز الطبية يمكن تحويلها الى أرباح !

يشهد قطاع الرعاية الصحية في دول مجلس التعاون الخليجي تطورًا مستمرًا، حيث تزداد أهمية المراكز الطبية الخاصة كوجهة للرعاية الصحية وخاصة مع تطبيق منظومات التأمين الصحي الشامل داخل دول مجلس التعاون

هل مركزك الطبي جاهز لاستقبال المرحلة الثانية من تطبيق قانون التأمين الصحي داخل دولة قطر ؟

ومع زيادة الطلب على هذه المراكز، تشتد وتيرة المنافسة بينها في توفير أحدث الخدمات واستقطاب الكوادرالطبية المميزة وتصميم المراكز بديكورات فخمة والانفاق على الدعاية والتسويق , بخلاف التنافس في عروض تخفيض الأسعار والباقات المختلفة لخدمات المراجعين.

ولكن مع الأسف فانه في كثير من الأحيان, و رغم توفير بعض المراكز الطبية لميزانيات ضخمة عند انشاء مشروع المركز الطبي لتغطية العناصر السابق ذكرها من التصميم الداخلي والتوظيف و التجهيزات الطبية والدعاية التسويقية

الحل الأفضل لانشاء مركز طبي داخل دولة قطر

يصطدم أصحاب ومدراء العديد من المراكز الطبية بضعف الربحية. بل وشهد السوق الخليجي في الأشهر الماضية تكرارا لسيناريو طرح العديد من أصحاب المراكز الطبية مشروعاتهم للبيع نظرا للاختلاف الشاسع بين توقعاتهم عن النجاح المنشود والواقع المرير من تراكم الأعباء المالية وضعف الأرباح.

والواقع أن الأسباب ليست خفية ,كما أنه ليست هناك وصفة سحرية لانجاح المراكز الطبية, ويمكننا القول أن أسباب الخسائر لدى المراكز الطبية ما هي الا فجوات:

1-    فجوات متعلقة بمرحلة التخطيط

2-    فجوات متعلقة بمرحلة التشغيل

قد يتبادر الي ذهنك أن تلك الفجوات متعلقة بالمراكز الطبية ذات الأداء المالي السئ والخسائر التشغيلية الصريحة وأن منشأتك الطبية تحقق ربح تشغيلي جيد مما يعني أنك لست بحاجة الي من يخبرك عما يجب عليك فعله

ولكن في الحقيقة فاانه ليست هناك مؤسسة لا يوجد لديها فجوات ادارية يمكن التغلب عليها لان عملية التحسين عملية مستمرة ولا تتوقف , و تأكد أنك تخسر كل يوم الأرباح التي كان بامكانك ضخها في حساباتك البنكية أو توسعاتك الاستثمارية لو قمت باكتشاف ومعالجة تلك الفجوات بشكل صحيح

وسوف نناقش في مقال قادم مرحلة التخطيط لانشاء مركز طبي وكيفية تجاوز الفجوات المحتملة

تابعنا ليصلك كل جديد

ولكن في هذ المقال سنقوم بالتركيز علي الفجوات المتعلقة بمرحلة التشغيل

قبل الحديث عن مرحلة تشغيل وادارة عمليات المركز الطبية واالفجوات المتعلقة بها , أريدك أن تضع نصب عينيك المعادلة التالية :

تكلفة تشغيل مركز طبي لمدة عامين (طبقا لدراسات السوق) = التكلفة المبدئية لانشاء مركز جديد

معادلة بسيطة وواضحة ولكن تسترعي الانتباه , فالعديد من المستثمرين في مجال الرعاية الصحية ينهمكون بالتركيز علي تكلفة انشاء المركز الطبي والبحث عن موردين بعروض أسعار أقل أو التفاوض مع شركات انشاء المراكز الطبية  بنظام العقد الشامل لخفض التكلفة الاجمالية لانشاء المركز , دون اعداد مخطط تشغيلي واضح ودراسة جدوى شاملة تضع في الاعتبار التكلفة التشغيلية وبنودها والمخاطر المحتملة وخطط ادارة تلك المخاطر.

أولا – ماذا نعني بعمليات تشغيل المراكز الطبية؟

اختصارا للتعريفات المختلفة فان عمليات التشغيل للمراكز الطبي هو مصطلح يقصد به مجموعة الاجراءات المتنوعة والمتداخلة اللازمة لادارة الميزانيات وتوفير وادارة العناصر البشرية والموارد المختلفة واعداد وتنفيذ السياسات الداخلية

والاشراف علي الخدمات ومراقبة وتحسين الجودة من أجل استمرارية المركز الطبي لاستقبال المراجعين وتقديم الرعاية الطبية اللازمة.

ثانيا – ماذا تشمل بنود تكاليف تشغيل المراكز الطبية؟

تشمل تكاليف تشغيل المراكز الطبية الخارجية عدة عناصر، مثل تكاليف الموظفين من أجور ومزايا وتعويضات، وتكاليف المعدات الطبية، وتكاليف الصيانة والتشغيل اليومي، وتكاليف الإيجار والمرافق، وتكاليف التسويق والإعلان، والتكاليف الإدارية الأخرى.

ثالثا: ما هي أقسام نفقات تشغيل المراكز الطبية؟

تنقسم نفقات تشغيل أي مركز طبي الي نفقات ثابتة ونفقات متغيرة

والنفقات الثابتة هي كافة التكاليف الغير مرتبطة بحجم الانتاج بشكل مباشر مثل الايجار ثابت للمنشأة ورسوم التراخيص وأقساط القروض والأجور الثابتة للعاملين الأساسيين

أما النفقات المتغيرة (المباشرة) فتشمل التكاليف التي ترتبط بحجم الانتاج كتكاليف المشتريات وحوافز الأداء وخلافه

رابعا: كيف يتم احتساب الأرباح التشغيلية للمراكز الطبية؟

الأرباح التشغيلية = الدخل – (تكاليف التشغيل+ الاهلاك والفوائد والضرائب+ أي مصاريف ادارية اضافية)

وهي معادلة مبسطة للتوضيح دون الدخول في تفاصيل محاسبية وتعريفات دقيقة

اذا فان زيادة الأرباح لأي مركز طبي عن وضعها الحالي تتطلب زيادة دخل المركز الطبي أو التوفير-بشكل صحيح- في تكاليف التشغيل.

وتنشغل الكثير من ادارات المراكز الطبية بمراقبة السوق والمنافسين للتأكد من توفير أحدث الخدمات أو زيادة التوسع الجغرافي أو ساعات العمل أو بذل الكثير من النفقات علي حملات التسويق الالكتروني المدفوعة وهو ما قد يساهم في زيادة عدد المراجعين أو الدخل المالي للمركز.

ولكن كما نكرر دوما لعملائنا في اجتماعات تقديم الاستشارات, فان أسوأ ما يمكن أن تفعله هو الانفاق علي الدعاية وأن تنجح تلك الدعاية في اجتذاب عميل جديد ليقوم بزيارته الأولي الي مركزك الطبي ثم يصاب هذا العميل بالاحباط نظرا لسوء ادارة العمليات الداخلية وحينها تكون قد خسرت هذا العميل وكل معارفه الي الأبد ولن تفلح أي حملات تسويقية في دفعه لاعادة التجربة مرة أخرى.

وحتي ان أفلحت الحملات التسويقية فخسارتك مستمرة وان كنت في حالة رضا عن معدل الأرباح التشغيلية, حيث أن أي نفقات يتم انفاقها في غير محلها هى أرباح تخليت عنها بارادتك.

ولذا فان تحسين العمليات  Optimization of Operationsهو العامل المشترك الذي يمكن أن يصب في تحسين الدخل وتوفير تكاليف التشغيل, حيث يسهم تحسين العمليات في تحقيق التالي:

1-     التوفير في استخدام الموارد، مثل الوقت والموظفين والموارد المادية

2-    تقليل الأخطاء الطبية والفجوات الادارية وتحسين التنسيق بين مختلف الأقسام

3-    تجنب المخاطر المحتملة والتي قد تتسبب في خسائر مادية و معنوية كالاضرار بسمعة المركز الطبي

4-    القضاء علي الفواقد في المواد والوقت والجهد بل والتكاليف الغير ضرورية

5-    توفير ميزانيات للاستثمار في البنود اللازمة لتطوير المركز الطبي واجتذاب المراجعين بكفاءة

6-    تقديم الخدمات الطبية بشكل أكثر جودة وفعالية، و زيادة رضا المرضى وتعزيز سمعة المركز الطبي

مما يدعم ولاء المراجعين الحاليين واجتذاب المزيد من المراجعين وزيادة المبيعات تبعا.

ماهي أمثلة فئات العمليات التي يمكن أن تكون الأكثر فائدة عند تحسينها؟

هناك عدة فئات من العمليات التي يمكن أن تحقق أكبر فائدة عند تحسينها في مراكز الرعاية الصحية. ومن هذه الفئات:

أ‌-       إدارة الموارد البشرية: يعد التخطيط الجيد للموارد البشرية وتحسين عمليات التوظيف والتدريب وإدارة الأداء أمورًا حاسمة لتحقيق كفاءة أعلى وتقليل تكاليف التشغيل.

مثال : كان الأثر الفوري لجزء من ملف توصياتنا لأحد العملاء الذين تشرفنا بتقديم خدمة تحليل كفاءة ادارة الموارد البشرية لهم هي:

· خفض قيمة بند الرواتب بنسبة 10% بقيمة 486 ألف ريال سنويا واعادة دعم الفريق بكفاءات جديدة ترتبط 20% من نفقات تعويضاتها بالانتاجية بنظام مخصص للحوافز الانتاجية (تكاليف غير ثابتة) ليصبح الناتج النهائي هو تحسين كفاءة المتابعة الادارية وتوفير مبلغ 350 ألف ريال سنويا

· توفير تكاليف شراء ونفقات صيانة سيارة وأجر سائق اضافي لنقل الموظفين بعد اعادة تنظيم ساعات الدوام

· رفع كفاءة نظام خدمة العملاء ورضا المراجعين

· ايقاف العمل ببعض العيادات وتوفير التكلفة التشغيلية لها بقيمة 400 ألف ريال سنويا تم استغلال نصف قيمة المبلغ كميزانية للحوافز المتغيرة للأطباء

· اضافة عيادة جديدة بمتوسط دخل في الأشهر الثلاثة الأولي 120 ألف ريال شهريا

ليكون الناتج الاجمالي التقديري هو تحسن متنوع بادارة المركز مع اضافة مليون ريال تقريبا سنويا الي هامش أرباح المركز

تواصل معنا اليوم للحصول على أفضل حلول ادارة الموارد البشرية في مركزك الطبي

ب- إدارة المخزون والمواد الطبية: فان تحقيق التوازن الدقيق في إدارة المخزون والمواد الطبية يمكن أن يقلل من تكاليف الإهدار وتكاليف الشراء الزائدة. كما يمكن تحسين عمليات التوريد والتوزيع لضمان توافر الأدوية والمواد الطبية في الوقت المناسب وبأسعار معقولة.

مثال 1 تجد في المقارنة أدناه فرق السعر المقدم من احدى الشركات الموردة للمواد الطبية لقائمة مخزون المواد وبعض التجهيزات الضرورية لأحد مشروعاتنا من المراكز الطبية التي تشرفنا بتقديم الخدمات الاستشارية لانشائها وتجهيزها , والسعر الذي تمكننا به من توريد نفس الأصناف وبعضها بجودة أعلي لنوفر للعميل العزيز مبلغ 99000 ريال قطري في بند واحد من بنود تجهيز المركز الطبي  علما بأن بعض الأصناف هي مخزون من المستهاكات يكفي لمدة 4 أشهر (بقيمة 42 ألف ريال) طبقا لحجم العمل التقديري أى أنه بنهاية العام الأول سوف يكون العميل قد حصل على 99000+ 42000+ 42000 = 183000 ريال باتخاذ قرار واحد صائب

Difference into our client pocket

Medisolved to become

Competitor Quotation

99000 QAR

235000 QAR

334000 QAR

مثال 2: وهو مثال يوضح الأثر السلبي لتدهور ادارة العمليات الداخلية حيث قامت احدي المنشآت الطبية بتغيير بعض بنود التعاقد الذي كان قائما لمدة 3 سنوات مع مورد رئيسي للأصناف التجميلية لصيدلياتها دون أي تغير في ظروف التعاقد لينتج عن ذلك فقد مبلغ سنوي بقيمة 207 ألف ريال كانت تدخل في حصيلة الأرباح

 

Old

New

Discount from supplier

25%

35%

FOC from supplier

30%

7%

example in practice

Item sale price : 100 QAR
Item Cost price : 75 QAR

So in case I need 130 pieces
 I will purchase
100 pieces X 75 QAR = 7500 QAR

I will sell
130 pieces X 100 QAR = 13000 QAR
So the profit = 5500 QAR

Item sale price : 100 QAR
Item Cost price : 65 QAR

So in case I need 130 pieces
 I will purchase
120.9 pieces X 65 QAR = 7858.5 QAR

I will sell
130 pieces X 100 QAR = 13000 QAR
So the profit = 5141.5 QAR

profit %

42%

39.55%

Estimated loss per year
as per average vol. of purchase

87000 QAR in addition to loss of other additional benefits from the old agreement that were not included in the new agreement of about 12000 QAR per year
Total of: 207000 QAR loss per year in one item of operations

تواصل معنا اليوم لتحسين ادارة المخزون في مركزك الطبي واشكرنا لاحقا

ج- إدارة العمليات الطبية: يمكن تحسين عمليات الاستقبال والتشخيص والمتابعة العلاجية للمرضى لتحقيق تيسير أكبر وتحسين تجربة المرضى وتقليل الأخطاء الطبية.

د- التكنولوجيا والأتمتة: يمكن استخدام التكنولوجيا والأتمتة في تحسين العمليات المختلفة، مثل جدولة المواعيد وإدارة الوثائق الإلكترونية، وتحسين الاتصالات والتواصل بين الفرق الطبية والمرضى، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف.

ورغم ما يرتبط في أذهان الكثيرين بأن التطوير التكنولوجي لا بد وأن يكون حل عالي التكلفة

الا أنك قد تفاجأ بأن هناك العديد من الخيارات المخصصة التي تتناسب مع ميزانيتك, علاوة على أن تكلفة استخدام التكنولوجيا في تحسين بعض العمليات لا تقارن بتكلفة الخسائر المتسببة عن بقاء تلك العمليات دون تحسين اضافة الي تلك المخاطر التي قد تنتج عن عدم التحسين

كيف يمكن للمراكز الطبية تحسين العمليات الداخلية ؟

1-    القاعدة الذهبية تقول "لايمكنك تحسين ما لا تستطيع قياسه" فالخطوة الأولي هي اعادة مراجعة كافة النفقات التشغيلية بدقة للتأكد من عدم اغفال أي تفاصيل وان كانت بسيطة لمعرفة القيمة الحقيقية لتكاليف التشغيل

2-    حصر كافة العمليات التشغيلية و مراجعة السياسات والاجراءات المتعلقة بها

3-    تحليل العمليات والنفقات بصورة مفصلة من خلال مراجعة البيانات والتقارير مع عدم اغفال آراء العملاء الداخليين والخارجيين علاوة علي الموظفين القائمين علي تلك العمليات بشكل مباشر

4-    تحديد أوجه التحسين المحتملة وحصر الأولويات

5-    تنفيذ خطط التحسين مع المتابعة المستمرة لتعديل خطط التحسين اذا لزم الأمر

6-    قياس النتائج المترتبة علي التحسين للتأكد من صحة المسار ولدعم الشروع بثقة في أي خطط اضافية للتحسين

قد تبدو تلك الخطوات معقدة أو ستستهلك الكثير من الوقت والجهد وبشكل خاص للمراكز الطبية ذات الموارد المحدودة.

لذلك فان الاستعانة بشركة متخصصة في استشارات ادارة الرعاية الصحية وتحسين عمليات المراكز الطبية كشريك استراتيجي يمتك المعرفة والخبرة اللازمة لتحليل العمليات الحالية وتحديد مجالات التحسين وتقديم الحلول المبتكرة والاستراتيجيات الفعالة للتحسين المستدام

وهو مانتشرف بتقديمه من خلال فريق متخصص من الاستشاريين في مختلف مجالات ادارة الرعاية الصحية بخبرات أكثر من خمسة عشر عاما في دول مجلس التعاون الخليجي وتركيا والأردن ومصر والمملكة المتحدة.

نرحب بتواصلكم لتقديم باقة حلولنا المتميزة لتطوير الأداء المؤسسي للمراكز الطبية وتحسين العمليات الداخلية.